چگونه یک فایل .CSV در Notepad بسازیم

فایل CSV در واقع متن ساده است. این یعنی برای ایجاد آن نیازی به اکسل یا گوگل شیت ندارید. نوت‌پد یا یک نوت‌پد آنلاین سریع، این کار را در چند مرحله ساده انجام می‌دهد.

فایل CSV چیست؟

عبارت CSV مخفف Comma-Separated Values یا «مقادیر جدا شده با کاما» است. این فایل داده‌ها را در ردیف‌هایی ذخیره می‌کند که هر مقدار در هر ردیف با یک کاما از هم جدا شده است. برنامه‌های صفحه‌گسترده (Spreadsheet)، پایگاه‌های داده و اسکریپت‌ها همگی این فرمت را می‌خوانند، که آن را به یکی از رایج‌ترین روش‌ها برای انتقال داده بین ابزارهای مختلف تبدیل کرده است.

یک فایل CSV ساده به این شکل است:

Name, Age, City

John,28, New York

Sara,24, London

هر خط یک ردیف است. هر کاما نشان‌دهنده یک ستون جدید است.

راهنمای گام‌به‌گام: ایجاد فایل CSV در نوت‌پد

گام ۱: نوت‌پد را باز کنید

برنامه نوت‌پد را روی کامپیوتر خود باز کنید، یا اگر می‌خواهید از نصب برنامه روی دسکتاپ صرف‌نظر کنید، از یک نوت‌پد آنلاین رایگان استفاده کنید.

گام ۲: سرتیترهای ستون خود را تایپ کنید

سرتیترهای (Headers) خود را در خط اول تایپ کنید و آن‌ها را با کاما از هم جدا کنید. برای مثال:

Product, Price, Quantity

گام ۳: داده‌های خود را اضافه کنید

هر ردیف از داده‌ها را در یک خط جدید اضافه کنید و ترتیب را مطابق با سرتیترهای خود حفظ کنید.

Product, Price, Quantity

Laptop,850,5

Mouse,20,30

Keyboard,45,15

گام ۴: ذخیره فایل با پسوند .csv

به منوی File و سپس Save As بروید. در منوی کشویی "Save as type"، گزینه All Files را انتخاب کنید. فایل خود را با پسوند .csv نام‌گذاری کنید، برای مثال: inventory.csv. اگر این مرحله را نادیده بگیرید، نوت‌پد آن را به صورت فایل .txt ذخیره می‌کند و به عنوان یک فایل صفحه‌گسترده خوانده نمی‌شود.

گام ۵: فایل را باز کرده و بررسی کنید

فایل را در اکسل، گوگل شیت یا هر برنامه صفحه‌گسترده دیگری باز کنید تا مطمئن شوید که ستون‌ها و ردیف‌ها همان‌طور که انتظار داشتید مرتب شده‌اند.

اشتباهات رایج که باید از آن‌ها اجتناب کنید

• وجود کامای اضافه در یک مقدار. اگر خودِ مقدار شامل کاما باشد، آن را داخل کوتیشن قرار دهید، مانند "New York, NY". در غیر این صورت، به‌طور اشتباه به دو ستون تقسیم می‌شود.

• ستون‌های ناسازگار. هر ردیف باید تعداد مقادیر یکسانی با ردیف سرتیتر داشته باشد. یک کامای جا افتاده باعث به‌هم‌ریختگی کل ردیف می‌شود.

• پسوند اشتباه فایل. ذخیره کردن فایل با پسوند .txt به‌جای .csv باعث می‌شود برنامه‌های صفحه‌گسترده نتوانند آن را به‌درستی باز کنند.

• فاصله‌های اضافه بعد از کاما. برخی ابزارها فاصله بعد از کاما را به عنوان بخشی از مقدار می‌خوانند. تا زمانی که برنامه مقصد شما فاصله را در نظر نمی‌گیرد، کاماها را بدون فاصله به مقدار بعدی بچسبانید.

نکات سریع

• هر ردیف را در یک خط نگه دارید. یک ردیف را در دو خط جداگانه قرار ندهید.

• از یک ردیف سرتیتر استفاده کنید تا هر کسی فایل را باز کرد بداند هر ستون به چه معناست.

• اگر در حال ساخت یک CSV بزرگ هستید، ابتدا آن را در یک برنامه صفحه‌گسترده بنویسید و سپس به CSV خروجی بگیرید، تا اینکه بخواهید صدها ردیف را دستی تایپ کنید.

• اگر داده‌های خود را در اکسل دارید و به CSV نیاز دارید، یا برعکس، از یک مبدل CSV به اکسل رایگان استفاده کنید تا مجبور به تایپ مجدد همه چیز نباشید.

نتیجه‌گیری

یک فایلCSV چیزی جز متنِ جدا شده با کاما نیست که با پسوند مناسب ذخیره شده باشد. نوت‌پد بدون نیاز به نرم‌افزار اضافی این کار را انجام می‌دهد. سرتیترها را تایپ کنید، ردیف‌ها را اضافه کنید، آن را با فرمت .csv ذخیره کنید تا در هر ابزار صفحه‌گسترده‌ای آماده استفاده باشد.